Contra factos não há argumentos, a digitalização veio para ficar e tem alterado os hábitos e as rotinas das empresas e dos cidadãos, trazendo consigo inúmeros benefícios, nomeadamente no que respeita à organização e arquivar documentos, à redução de custos com o papel e até à praticidade com que se consegue aceder e partilhar a documentação.
Segundo dados da PME Magazine, em Portugal, cerca de 35% das empresas já utilizam serviços de armazenamento em cloud, um valor que, embora abaixo da média europeia, tem crescido de forma constante nos últimos anos, especialmente nas grandes empresas, onde 71% já adotaram essa tecnologia. O uso da cloud permite a redução de custos de manutenção e infraestruturas, melhorando a eficiência operacional e a gestão de dados em comparação com o armazenamento físico. Além disso, ao diminuir a dependência de papel, o armazenamento em cloud torna-se uma opção eticamente responsável e ambientalmente benéfica, ao poupar recursos, reduzir custos e contribuir para a preservação do ambiente.
Contudo, o hábito de manter alguns documentos em papel ainda deve ser considerado, tanto para as empresas quanto para a vida pessoal de cada um de nós. Por isso, neste artigo, vamos explicar-lhe porque deve continuar a arquivar documentos em formato físico e como isso, quer em ambiente organizacional, como em casa, pode ser-lhe útil em várias situações.
Não corra riscos! Na dúvida, mais vale imprimir!
Apesar de seguro no espectro geral, a verdade é que a tecnologia muitas vezes falha e quando toca a guardar documentos importantes, como contratos, documentos fiscais e registos de cariz jurídico, o ideal é ter sempre uma versão impressa. O nosso conselho é que imprima, guarde numa mica e coloque numa capa de arquivo. Assim, no caso de se tratar de uma empresa, se for alvo de uma auditoria, tem a documentação à mão, de forma mais rápida e de simples acesso a qualquer um.
E no caso de ser uma pessoa na sua vida privada?
A importância de manter uma cópia física dos seus documentos essenciais é igualmente relevante. Seja um contrato de arrendamento, um registo de nascimento ou um seguro de saúde, ter os originais ou cópias impressas disponíveis, pode ser decisivo em situações de emergência ou quando for necessário consultar ou comprovar algo rapidamente. Manter a organização e o acesso fácil a esses documentos garante que, mesmo em momentos de imprevisto, estará sempre preparado(a).
Lembre-se que mais importante do que arquivar, é organizar!
A organização adequada dos seus documentos é essencial para garantir eficiência e acessibilidade. Embora o ato de arquivar seja importante, a verdadeira chave está em como organiza e categoriza os seus arquivos. O uso de pastas de arquivo e armários de arquivo pode fazer toda a diferença no dia a dia, tanto em ambiente empresarial como pessoal.
Pastas de arquivo: tipos, cores e tamanhos
As pastas de arquivo são uma das formas mais comuns de organização de documentos. Disponíveis em diversos tamanhos e cores, as pastas podem ser escolhidas de acordo com as necessidades de cada situação. As pastas A4, por exemplo, são ideais para documentos de tamanho padrão, enquanto as pastas maiores, como as A3 ou pastas suspensas, são perfeitas para documentos de maior porte, como contratos ou planos.
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Pasta de Arquivo Riva Lombada Larga
Pasta Arquivo RIVA Lombada Larga C/ Caixa Fixa
Pasta de arquivo lombada larga
Caixa Desmontável para Pasta de Arquivo
As cores das pastas também desempenham um papel fundamental na organização. Utilizar diferentes cores para cada categoria de documento pode facilitar muito a sua identificação. Por exemplo, pastas vermelhas podem ser usadas para documentos financeiros, pastas azuis para contratos e pastas verdes para registos fiscais. Este sistema de cores ajuda a manter a organização visual e torna mais rápido o acesso aos documentos quando necessário.
Separadores para Pasta de Arquivo
Armários de arquivo: materiais, tamanhos e funcionalidades
Além das pastas, os armários para arquivo são essenciais para manter a organização e a segurança dos seus documentos. Estes armários estão disponíveis em diversos materiais, como metal, madeira ou plástico, e cada um oferece diferentes níveis de durabilidade e estética. Os armários de metal, por exemplo, são muito populares em empresas por serem robustos e seguros, enquanto os de madeira podem ser mais adequados para um ambiente de escritório mais formal ou doméstico.
Leia o nosso artigo sobre: Saiba como se organizar utilizando classificadores e pastas de arquivo
Em termos de tamanhos, os armários de arquivo podem variar desde modelos compactos, com prateleiras ou gavetas ajustáveis, até modelos mais amplos, com múltiplas gavetas e compartimentos. A escolha do tamanho deve depender do volume de documentos que necessita de arquivar e do espaço que tem disponível.
Além disso, muitos armários de arquivo oferecem funcionalidades adicionais, como sistemas de fecho a chave, para uma maior segurança, e gavetas com suportes para pastas suspensas, que permitem uma organização mais eficiente e de fácil acesso. Alguns modelos também contam com rodízios, que facilitam o movimento do armário, caso precise de reorganizar o espaço ou deslocá-lo para outro local.
Na Riva Office, temos tudo o que precisa para colocar estes conselhos em prática: pastas em várias cores e tamanhos, perfeitas para organizar e identificar os seus documentos, e armários funcionais que combinam segurança, eficiência e design, adaptando-se a qualquer espaço. Confie nas nossas soluções e assegure uma organização impecável para os seus arquivos!
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