Quando existem muitos documentos para arquivo, organização é – mesmo – a palavra de ordem. Este é o princípio básico para conseguir encontrar, quando necessita, o que procura em pouco tempo. Dê o primeiro passo e veja estas dicas de como tornar o quotidiano na sua empresa mais organizado com os classificadores e pastas de arquivo.
Um escritório bem organizado é um ótimo princípio para o aumento da produtividade. Se os documentos estiverem bem catalogados e de uma forma lógica, aceder a qualquer informação é uma tarefa simples e rápida.
No entanto, se estes documentos estiverem todos amontoados, cada pesquisa torna-se numa verdadeira saga! Principalmente, se os documentos são consultados por mais do que uma pessoa ou partilhados entre departamentos.
Os classificadores e pastas de arquivo permitem organizar toda a informação e catalogá-la o mais percetível possível. De seguida, apresentamos-lhe algumas dicas que poderá utilizar para organizar a informação utilizando estes objetos no seu escritório.
Arranje um armário ou uma área no escritório onde toda a documentação possa ser guardada
Adquira um armário espaçoso ou reserve uma área de um dos armários já existentes no escritório, para colocar todas as capas de arquivo organizadas. Deste modo, qualquer informação a ser procurada estará sempre nesse local.
Defina um esquema de organização da informação no interior das pastas de arquivo
O tipo de organização que lhe será útil dentro da pasta de arquivo depende do tipo de documento. Pode ser por ordem alfabética, data, nome do cliente ou numeração.
Informe toda a equipa ou departamento como está organizada a informação
Após definir o esquema de organização das suas pastas de arquivo, partilhe esse método por toda a equipa. Assim, sempre que for necessária uma documentação será mais fácil para todos encontrarem o que precisam.
Saiba, exatamente, qual o tempo necessário que precisa de arquivar a informação
A indicação exata de quanto tempo deverá guardar os documentos vai ajudá-lo a ter um arquivo organizado. Sempre que aplicável, a pessoa responsável pela documentação deverá verificar se já existem documentos que podem ser destruídos. Deste modo, conseguirá libertar espaço nos locais de armazenamento da informação.
Nunca se esqueça da privacidade dos dados
Os dados pessoais de colaboradores, fornecedores e clientes devem ser arquivados num local seguro e com regras de acesso restritas e definidas pela própria empresa.
Temos a certeza que, com estas dicas, vai notar a diferença na produtividade e eficiência do seu negócio! Se necessitar de classificadores e pastas de arquivo para a sua empresa, consulte a loja online da Ricardo & Vaz. Uma vasta gama de opções e preços serão a resposta para um escritório mais organizado. Visite: www.ricardoevaz.com